La regla de oro
Cada paquete de trabajo tiene tres cifras. Solo una es un límite; las otras dos son para negociar y para ahorrar.
La retícula de los 80 M
Cada manzana es un paquete y su tamaño es su techo. Toca una para ver qué objetos incluye, cuánto se propone por cada uno y cuál es su techo.
- Utilería
- Flores y vestido de la cama
- Luz y compras
- Servicios y prototipos
- Reserva
El calendario del dinero
Si los recursos llegan al Teatro Libre hacia el 19 de octubre, las dos semanas y media anteriores son para prototipar. Equivocarse en cartón cuesta poco; equivocarse en cartonplast o en fibra cuesta un paquete.
- Hasta 1,8 M antes del 19 octPara prototipos: caja menor, adelanto que se reembolsa el 21 oct, o proveedores que facturen al Libre y cobren el 21.
- Factura a nombre del LibreTodo prototipo se compra así; si no, no se puede legalizar ni reembolsar.
- Órdenes firmadas antes del 19 octCon prototipos aprobados, el anticipo sale el 21 y nadie arranca a ciegas.
- Tres entregas a ensayos6 nov: sombreros, textiles, luz, balón y soportes. 10 nov: cartonplast, escultura y viajero. 13 nov: flores periféricas, estandartes y flores gigantes.
Qué se prototipa y con cuánto
Se prototipa lo grande, lo que se manipula, lo que lleva luz y lo que no tiene material decidido. Un prototipo tiene que responder una pregunta; si no hay pregunta, se cotiza directo.
Los prototipos a escala real del pétalo y de la primera flor periférica van dentro de sus paquetes (P19 y P08) y se hacen después del 21 oct, con anticipo.
Cómo leer la hoja de cálculo
En el día a día se usan cuatro pestañas: en dos se escribe y en dos se mira. Solo se escribe en celdas amarillas con texto azul; lo demás se calcula solo.
Donde se escribe
- Gastos
- Toda orden firmada, pago o compra directa. Una fila por movimiento.
- Cotizaciones
- Toda cotización que llegue, por cualquier canal. El semáforo la compara con su techo.
Donde se mira
- Tablero
- Techo, comprometido, pagado y disponible de cada paquete, con semáforo. Solo se marca «¿Paquete cerrado?».
- Versión 80 M
- El presupuesto que manda: techo y valor objetivo de cada objeto. Un techo se mueve solo con acuerdo de Mario.
De consulta: Resumen (parámetros), Flujo de caja (cuánto se paga cada semana), Cronograma, Paquetes (ficha para cotizar), Evaluación (matriz para elegir), Proveedores, Decisiones y riesgos, y Presupuesto (el estimado antes de ajustar a 80 M).
Tres rutinas
Con estas tres rutinas la hoja se mantiene sola. Ábrelas cuando te toque hacerlas.
Cuando llega una cotizaciónPestaña Cotizaciones, el mismo día
- Guarda el soporte. PDF, correo, pantallazo de WhatsApp o foto de una cotización a mano. Nómbralo
P02_B12_TallerX_2026-10-03y súbelo a la carpeta de cotizaciones en Drive. - Llena una fila. Fecha, paquete, objeto (o «Paquete completo»), proveedor, origen (A si lo trae Mario; B o C si lo busca producción), canal, contacto, valor, IVA, plazo, facturación y nombre del soporte.
- Lee el semáforo. Verde: dentro del objetivo. Ámbar: entre objetivo y techo, hay margen. Rojo: supera el techo y no se acepta así.
- Pide lo que falte. Si no trae peso, plazo o garantía, pídelo y anótalo en observaciones.
Si el proveedor no está en internet (un taller de barrio, una tejedora, un contacto de Mario), sirve la cotización por WhatsApp o a mano si trae nombre, cédula o NIT, valor, qué incluye y fecha. Pregunta desde el principio si tiene RUT y si factura; si no, el Libre paga con documento soporte (confirmarlo con el revisor fiscal).
Para cumplir las dos cotizaciones: dos filas del mismo paquete con el mismo alcance, la elección justificada en la pestaña Evaluación y «SÍ» en «¿Elegida?».
Cuando se compra o se pagaPestaña Gastos, cada movimiento de dinero
| Tipo de movimiento | Cuándo | Mueve |
|---|---|---|
| Orden o contrato | Se firma con un realizador, por el valor total | Comprometido |
| Pago de una orden | Anticipo, entrega o 10 % final de esa orden | Pagado |
| Compra directa | Se compra y se paga de una vez: almacén, muestras, prototipos | Comprometido y pagado |
Ejemplo. Se firma P02 por 7.600.000: una fila «Orden o contrato». El 21 oct, el anticipo: «Pago de una orden» por 3.800.000. El 10 nov, la entrega: 3.040.000. El 14 dic, el 10 % final: 760.000.
Nunca registres la misma compra como orden y como compra directa. Anota el paquete siempre y el soporte (factura, documento soporte o cuenta de cobro). «¿Legalizado?» queda en «NO» hasta que el Libre reciba el soporte.
Revisión de los viernesTablero, 20 minutos entre Felipe y Mario
- Semáforos. Un rojo se corrige antes de cualquier pago. Un ámbar se revisa si aún quedan compras en ese paquete.
- Paquetes cerrados. Con todas sus órdenes firmadas, marca «SÍ» en «¿Paquete cerrado?»: lo que sobra pasa a saldo libre.
- Legalización. Filtra Gastos por «¿Legalizado?» = «NO» y envía esos soportes al Libre.
- Pagos de la semana siguiente. Mira el Flujo de caja y avisa a Felipe Peláez con tiempo.
- Una decisión de ahorro. Un material más barato, una pieza reutilizada, un préstamo o una compra agrupada.
El saldo libre puede cubrir otro paquete, con acuerdo escrito de Mario y Felipe Peláez. La reserva (3,21 M) solo cubre imprevistos de taller o temporada, nunca más alcance.
El semáforo
Aparece en el Tablero (por paquete) y en Cotizaciones (por oferta). Se calcula solo.
- Sin comprometer
Aún no hay orden ni compra. - Dentro del techo / del objetivo
Hay compromiso y cabe. - Al límite / dentro del techo
Ya se usó el 90 % o más, o la oferta está entre objetivo y techo. - Pasado / supera el techo
No se firma ni se paga hasta corregir.
Pendientes de esta semana
Las cuatro primeras definen los prototipos. Las marcas se guardan en este navegador.
Conectar la hoja de cálculo
- Sube el archivo Quelec_Utileria_Presupuesto_Flujo_Cronograma.xlsx a una carpeta de Drive compartida con Mario y Felipe Peláez.
- Ábrelo y usa Archivo › Guardar como Hojas de cálculo de Google. Trabajen siempre sobre esa copia.
- Comparte con permiso de edición solo a quienes registran; de lectura al resto.
- Revisa que el Tablero calcule: las barras de color del porcentaje pueden no pasar a Google, pero el número y el semáforo sí.
- Copia el enlace de la hoja y pégalo aquí para que el botón de arriba la abra.
